Mail Migration

Hinweise

Allgemein

Wie bereits angekündigt, werden in Q3 die E-Mail-Dienste der Akademie in die Microsoft Cloud migriert werden (Outlook online). Zur Vorbereitung Ihres Accounts beachten Sie bitte die folgenden Punkte:

MFA muss aktiviert sein, damit Ihr Mailaccount migriert werden kann.
Es wird empfohlen, das Office-Upgrade durchzuführen.
Es wird empfohlen, Mac-Geräte beim ZID Support anzumelden.

Phasen und Fristen

Ab Montag 4. August werden Benutzer_innen mit aktivierter MFA gruppenweise migriert

Haben Sie noch keine MFA aktiviert?
Etwa ab Mitte August wird Ihre Mailbox migriert, sobald Sie MFA aktivieren
Deadline ist der 25. August. Alle Postfächer werden migriert sein. Wer keine MFA hat, muss beim Öffnen von Outlook (oder einem anderen Mail Client) zwingend einen MFA Token aktivieren.

E-Mail Programm Support Policy

An der Akademie dürfen grundsätzlich verschiedene E-Mail Programme verwendet werden (Outlook, Gmail, Thunderbird, Apple Mail, …). Jedoch werden nicht alle Programme durch den ZID Support betreut und auf die Kompatibilität mit der Microsoft Cloud getestet.

Outlook ist der ZID-unterstützte E-Mail Client
Apple Mail (ab macOS 10.14, iOS 14, iPadOS 14, visionOS 1.1) wird ebenfalls unterstützt.

Ablauf der Migration für Outlook User_innen (Windows)

Die Mail-Migration erfolgt automatisch. Abhängig von Ihrer individuellen E-Mail Konfiguration erhalten Sie im Zuge der Mail-Migration eine oder mehrere der folgenden Meldungen:

Microsoft fragt Sie, ob Sie automatisch bei allen Microsoft Apps angemeldet werden wollen:Die Anmeldung bei allen Apps wird für alle Mitarbeiter_innen auf deren Arbeitsrechnern empfohlen. (Dies erleichtert Ihne eine Anmeldung als Single Sign On. Sie müssen nur einmal mit MFA einsteigen.) Bitte Markieren Sie auch "Verwaltung meines Geräts durch meine Organisation zulassen", um sicherzustellen, dass Ihr Gerät durch den ZID betreut werden kann. Danach klicken Sie auf "Ja, alle Apps“.
Die Meldung, dass der Exchange-Administrator eine Änderung durchgeführt hat, informiert Sie, dass die Migration Ihres Kontos durchgeführt wurde.
Klicken Sie auf "OK":Schließen Sie danach Outlook und öffnen Sie es erneut.
Falls Sie folgende Meldung erhalten, prüfen Sie bitte, ob die angegebene Website auf die richtige Domain „akbild.ac.at“ lautet. Klicken Sie danach auf "Zulassen":
Die folgende Meldung führt Sie zu den Datenschutzoptionen von Microsoft. Klicken Sie auf "Schließen", um zu Ihrem Outlook-Posteingang zu gelangen:

Ablauf der Migration für Apple Mail User_innen (macOS)

Als Apple Mail User_in müssen Sie zunächst den bestehenden Account löschen - öffnen Sie dafür die "Systemeinstellungen"
Klicken Sie auf "Internetaccounts" und dann auf das Pfeilchen bei "Exchange"
Klicken Sie auf "Account löschen"
Bestätigen Sie die Löschung Ihres Accounts mit "OK"
Legen Sie nun Ihren Account neu an, indem Sie auf "Account hinzufügen" klicken
Wählen Sie "Microsoft Exchange"
Geben Sie hier die E-Mail-Adresse und einen Namen an, unter dem dieser Account dann später angezeigt werden soll
Bestätigen Sie die Anmeldung bei Microsoft, indem Sie auf "Anmelden" klicken
In diesem Fenster werden Sie dazu aufgefordert, Ihr Kennwort einzugeben - geben Sie dieses nun ein
Geben Sie Ihren Token ein
Sie können nun auswählen, welche Komponenten Sie verwenden möchten (z.B. alle)
In diesem Fenster können Sie auswählen, ob Sie ihre Mail-Aktivität schützen wollen. Klicken Sie auf Fortfahren, nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben

Ablauf der Migration für Outlook User_innen (Android)

Klicken Sie auf "Add Account"
Klicken Sie auf "Skip"
Geben Sie Ihre Akademie-E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf "Continue"
Geben Sie Ihr Akademie-Passwort ein
Geben Sie Ihren Token ein
Wenn Sie gefragt werden, ob Sie einen weiteren Account einrichten wollen, tippen Sie auf "Maybe Later"
Sie haben nun Ihre Mailbox erfolgreich eingerichtet
Wenn Sie ein funktionsbezogenes Postfach einbinden wollen, tippen Sie auf das Windows-Symbol oben links
Im Menü, das sich nun öffnet, tippen Sie auf das "Plus"-Symbol
Tippen Sie nun auf "Add a shared mailbox"
Tippen Sie nun die Adresse des funktionsbezogenen Postfachs ein und tippen Sie dann auf "Continue"
Sie haben nun Ihr funktionsbezogenes Postfach erfolgreich eingebunden

Ablauf der Migration für Apple Mail User_innen (iOS)

Tippen Sie in den iOS-Einstellungen auf "Mail" und dann auf "Mail-Accounts"
Tippen Sie auf "Account hinzufügen"
Tippen Sie nun auf "Microsoft Exchange"
Tippen Sie auf "Anmelden"
Tippen Sie auf "Fortfahren"
Wenn Sie das folgende Fenster sehen, tippen Sie auf das "Geschäfts- oder Schulkonto" mit Ihrer Akademie-E-Mail-Adresse
Geben Sie Ihr Akademie-Kennwort ein
Geben Sie Ihren Token ein
Klicken Sie auf Akzeptieren
Tippen Sie auf "Sichern" um die Einrichtung abzuschließen

Ablauf der Migration für Outlook User_innen (iOS)

Tippen Sie in der Outlook Applikation auf "Konto hinzufügen"
Tippen Sie erneut auf "Konto hinzufügen"
Geben Sie zunächst Ihr Kennwort ein und tippen Sie dann auf "Anmelden"

Ablauf der Migration für User_innen anderer Mail-Clients

Wenn Sie einen anderen Mail-Client als Outlook verwenden (z.B. Apple Mail, Gmail, Samsung Mail Client, Thunderbird ...) prüfen Sie bitte die M365-Kompatibilität Ihres Mail-Clients. In der Regel finden Sie diesbezügliche Informationen in der Dokumentation Ihres jeweiligen E-Mail-Clients. Suchen Sie online nach den Stichworten "M365" oder "Exchange Online", "Outlook 365", "Exchange 365" in Verbindung mit Ihrem Mail Client. Die aktuelle Version von Apple Mail (iOS App sowie MacOS App) wurde von uns getestet und ist kompatibel. Bitte prüfen Sie die Kompatibilität Ihres Mail-Clients selbst (Oauth2, „modern Authentication“, Exchange 365)

Oauth2: Open authorization. Wir nutzen Protokoll Oauth 2.0
Modern Authentication: Die moderne Authentifizierung in Exchange Online ermöglicht Authentifizierungsfeatures wie mehrstufige Authentifizierung (MFA), Smartcards, zertifikatbasierte Authentifizierung (Certificate-Based Authentication, CBA) und SAML-Nicht-Microsoft-Identitätsanbieter.
Exchange 365: „Exchange“ ist das Programm der Microsoft E-Mail Server. Die Kompatibilität mit den M365 Mailservern muss also gegeben sein.

Umgang mit Spam-, Junk- und Phishing-E-Mails

Im Zuge der Mailmigration wird das Systemverhalten bei Spam-, Junk- oder Fishing-E-Mails umgestellt, sodass als verdächtig erkannte E-Mails in einen Quarantänebereich ("Spam-Ordner") verschoben werden. Sie erhalten in diesem Fall eine E-Mail-Benachrichtigung, in welcher Sie wählen können, ob Sie diese überprüfen oder freigeben wollen. Im Falle dass Sie sicher sind, dass es sich um eine Spam- / Junk-E-Mail handelt, können Sie dies Nachricht ignorieren. Verdächtige E-Mails, welche im Quarantänebereich landen, werden ohne Intervention innerhalb von 30 Tagen automatisch gelöscht.

Hier sehen Sie die Quarantäne-Benachrichtigung
Um die betreffende Nachricht zu sichten, klicken Sie entweder auf "Review Message" oder klicken Sie auf Ihren Junk-Ordner
Sie können eine E-Mail, welche sich fälschlicherweise im Junk-Ordner befindet auch manuell als "nicht-Spam" markieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail klicken, auf den Menüpunkt "Junk" navigieren und dann auf "Not Junk" klicken