Sekretär_in der Kunstsammlungen

Sekretär_in der Kunstsammlungen 

im vollen Beschäftigungsausmaß ab 3.11.2025. 

Die Kunstsammlungen der Akademie umfassen die Gemäldegalerie, das Kupferstichkabinett sowie die Glyptothek. Die Gemäldegalerie ist als Museum öffentlich zugänglich. 

• administrative Unterstützung der Direktion im operativen Tagesgeschäft: Terminverwaltung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung, Reiseorganisation und -abrechnung, Mitarbeit bei Anträgen für die Akquirierung von Drittmitteln und Sponsoring, Mitarbeit bei Vertragserstellung und Berichtslegung, Koordination der Kunstvermittler_innen
• Backoffice-Tätigkeiten der Gemäldegalerie u.a. Schriftverkehr, Ablage, Postwesen, Adressdatenbankverwaltung, Massenaussendungen
• Frontoffice-Tätigkeiten der Gemäldegalerie: u.a. Auskunft und Empfang, Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation (Verwaltung von Anmeldungen, Bewirtung)
• Bearbeitung, Ausstellung und Kontrolle von Rechnungen, internes Controlling, Führen der Handkassa, Bestellwesen inklusive Anbotseinholung
• administrative Unterstützung und Assistenz der internen Bereiche Sammlungen und Kommunikation: u.a. Pressespiegel, Leihverkehr, Handbibliothek 

• abgeschlossene Schulbildung mit Matura
• Erfahrungen und/oder Kenntnisse in den oben genannten Aufgabenbereichen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Fremdsprache von Vorteil)
• MS-Office- und SAP-Kenntnisse
• diskriminierungskritisches Grundverständnis sowie die Bereitschaft sich dahingehend fortzubilden 

• geisteswissenschaftliches Studium
• ausgezeichnete kommunikative und integrative Fähigkeiten
• strukturierte, genaue und selbständige Arbeitsweise
• organisatorisches Talent 

Der monatliche Bruttobezug nach dem Kollektivvertrag für die Arbeitnehmer_innen der Universitäten in der Gehaltsgruppe IIIa beträgt derzeit Euro 2.699,20 bei vollem Beschäftigungsausmaß. 

Interessent_innen bewerben sich bitte bis 04.09.2025 unter: www.akbild.ac.at/jobs 

Die Akademie der bildenden Künste Wien bekennt sich zu einem chancengerechten Lern-, Lehr-, Forschungs- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau von Diskriminierungen und strukturellen Barrieren hin. Daher begrüßt die Akademie ausdrücklich die Bewerbung von qualifizierten Personen, die aufgrund ihres Geschlechts, ihrer sexuellen Orientierung, ethnischen Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung oder ihres Alters strukturell benachteiligt sind. Dabei ist besonders zu berücksichtigen, wenn eine Person mehrere Diskriminierungsgründe auf sich vereint (intersektionaler Ansatz). 

Die Akademie der bildenden Künste Wien strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen an und ersucht nachdrücklich um Bewerbungen von qualifizierten Frauen. Weiters bemüht sich die Akademie um die Herstellung von möglichst barrierefreien Bewerbungs- und Arbeitsbedingungen. In diesem Rahmen unterstützt die Akademie aktiv die Bewerbung von Menschen mit Behinderungen. Bewerber_innen können sich im Vorfeld an die Personalabteilung oder die Behindertenvertrauenspersonen der Akademie wenden. Die Bewerber_innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.